Tôn trọng quyết định của nhóm
Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là nỗ lực của cả tập thể nên sẽ không phù hợp khi bạn ngợi khen một cá nhân cụ thể.
Học cách nói giảm nói tránh
Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu. Họ không thích và không bao giờ nói “Không”. Mọi lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được phối hợp nhằm tránh gây hiềm khích nơi người nghe.Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng rất cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận.
Tinh thần sáng tạo trong công việc
Người nước ngoài khi nhìn người Nhật làm việc tại các công ty thường cảm nhận nặng nề vì cường độ làm việc quá cao hay áp lực công việc lớn, lại có sự phân cấp, làm theo mệnh lệnh, vâng lời và rập khuôn. Nhưng nếu chỉ nhìn nhận vấn đề tới đây, thì họ không thể hiểu được những thành tựu mới mỗi ngày được sáng tạo bởi nhân viên thuộc các công ty Nhật Bản. Đối với người Nhật, chăm chỉ làm việc và làm hết khả năng của mình vì sự phát triển của công ty được xem như là chuẩn mực, Trong chuyên môn của mình, họ được tạo môi trường để có thể sáng tạo tốt nhất trong khả năng của mình. Đôi khi không phải là cái mới nhất nhưng đã làm ra cái tốt hơn trước đây.
Đúng giờ, chuyên nghiệp và kiên nhẫn từ buổi đầu gặp gỡ
Trong quan hệ làm ăn kinh doanh, người Nhật tỏ ra rất thận trọng và bảo thủ với những Đối tác mới. Họ luôn giữ khoảng cách và đặc biệt là muốn tạo sự kiên nhẫn ở nơi Đối tác. Họ mong muốn Đối tác phải là người bạn đường đáng tin cậy, hỗ trợ họ trong bước đường phát triển kinh doanh. Đối với một Đối tác mới tiếp xúc, họ thường dành cho những Đối tác này những đơn hàng rất nhỏ và kéo dài thời gian để họ kiểm chứng phương cách kinh doanh cũng như sự trung thành của Đối tác. Các doanh nghiệp Việt khi làm ăn kinh doanh thường tỏ ra nôn nóng và chán nản bởi những tính cách cẩn thận và “khó tính” của người Nhật. Tuy nhiên, khi đã vượt qua được khoảng thời gian thử thách này thì họ rất hiếm khi thay đổi Đối tác làm ăn.
Do vậy, khi lần đầu tiên tiếp xúc với các doanh nghiệp Nhật, 3 yếu tố trên: đúng giờ, chuyên nghiệp và kiên nhẫn là vô cùng quan trọng. Hãy đúng giờ khi sắp đặt một cuộc hẹn với họ, nếu vì một lý do nào đó khách quan mà có thể trễ giờ hẹn thì nên báo trước qua điện thoại và có lời xin lỗi. Hãy chuyên nghiệp và hiểu rõ tất cả những chi tiết dù là nhỏ nhất trong ngành nghề của mình, chuẩn bị một cách thật chu đáo trong buổi gặp đầu tiên.
Cúi chào
Cả thế giới đều phải ấn tượng với cách cúi chào của người Nhật. Hành động cúi chào là một cử chỉ tôn trọng người đối diện, họ luôn cúi chào thấp nhất trước một người có địa vị, chức danh cao nhất trong buổi gặp bên phía Đối tác. Người Nhật luôn luôn xem trọng và tôn kính những người có tuổi cao và địa vị cao vì nét văn hóa của người Nhật là tôn trọng tính chung thủy khi làm việc trong một tổ chức. Một nhân viên có thể làm việc cả đời cho một tổ chức, họ được luân chuyển thường xuyên giữa các bộ phận trước khi được cân nhắc lên một vị trí cao hơn. Như vậy, khi đã đạt được một vị trí cao trong một tổ chức nào đó, điều đó có nghĩa rằng người này đã có tuổi với rất nhiều hiểu biết, kinh nghiệm và quan trọng hơn là những đóng góp to lớn với tổ chức đó, họ xứng đáng được tôn trọng vì những điều này. Nét văn hóa này rất khác so với văn hóa phương tây vốn xem trọng tài năng và hiệu quả làm việc của những người trẻ.
Trong quá trình kinh doanh, chúng ta không cần phải “bắt chước” động tác cúi đầu chào giống như kiểu Nhật một cách máy móc vì chúng ta là người Việt Nam nhưng các hành động như bắt tay, chào hỏi lễ độ, biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến, biết cách thể hiện ý kiến bất đồng một cách nhã nhặn, lịch sự với khách hàng, cấp quản lý là những người lớn tuổi hơn, có chức vị, kinh nghiệm là thể hiện sự tôn kính và tôn trọng đối với những người ấy và chính bản thân chúng ta.
Duy trì liên lạc
Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp. Người Nhật nổi tiếng thế giới với một phong cách làm việc đặc biệt và hiệu quả. Văn hóa của người Nhật chứa ẩn những điều bí ẩn mà ít ai ở ngoài có thể hiểu hết được.
Người Nhật lại là những người câu nệ một cách cứng nhắc trong những hợp tác làm ăn. Làm việc với người nước ngoài, họ đặc biệt nghiêm khắc và luôn đề phòng. Nhưng bạn hãy để ý, đằng sau công việc ấy là những nụ cười rất thoải mái, thân thiện của người Nhât. Đó lại chính là một trong những phong tục, lễ nghi từ văn hóa và truyền thống Nhật.
Gặp mặt mỗi buổi sáng, xây dựng sự đồng lòng
Các doanh nghiệp Nhật có thói quen có một cuộc họp rất ngắn gọn mỗi buổi sáng. Buổi họp này không quá trang trọng, nó được tổ chức ở một nơi gần gũi và thân mật nhất. Nội dung của buổi họp tập trung vào những công việc được ưu tiên thực hiện trong ngày, các thông báo mang tính đột xuất của ban lãnh đạo, các phát biểu ngắn gọn ngoài lề về suy nghĩ, cảm nhận của một số thành viên và cuối cùng là một hành động hô to về một khẩu hiệu nào đó của tổ chức để truyền cảm hứng, nâng cao động lực làm việc cũng như tính trung thành trong tổ chức đó cho mọi thành viên.
Ngoài ra, chúng ta có thể thấy ở các doanh nghiệp sản xuất với số lượng nhân lực đông đúc, họ thường tổ chức một buổi tập thể dục buổi sáng nhằm nâng cao sức khỏe cho mọi người nhưng quan trọng hơn đó là tính kỷ luật, nề nếp và tinh thần đồng lòng trong một tổ chức.
Tại các doanh nghiệp Việt nam, chúng ta cũng nên có những hoạt động để xây dựng nên nét văn hóa riêng, đặc thù trong những buổi tổ chức du lịch, tham quan. Đẩy mạnh và duy trì thường xuyên hoạt động “team building” nhằm xây dựng tính đoàn kết nội bộ và hiểu nhau giữa mọi người nhưng quan trọng hơn hết vẫn là mục tiêu chung của tổ chức đó được mọi người thấm nhuần và quyết tâm đạt được.
Những lưu ý trong giao tiếp với người Nhật
Khi giao tiếp người Nhật thường rất ít khi vòng vo mà thích đi thẳng vào vấn đề, khi câu hỏi được đưa ra có nghĩa là công việc chính thức bắt đầu. Nếu không khí căng thẳng mà bạn tạo ra được tình huống vui vẻ gây cười thì sẽ có ấn tượng tốt. Bạn không nên đưa ra những ý kiến đi lạc vấn đề, thiếu thông tin hoặc quá thiên về đời tư, nếu không sẽ gây mất thiện cảm.
Đối với người Nhật, việc trao danh thiếp trong lần đầu tiên gặp gỡ là khá quan trọng, họ thường nhận danh thiếp bằng cả hai tay và đọc to tên, chức vụ của người trao, sau đó đặt danh thiếp lên bàn để có thể nhớ tên, chức vụ của từng người trong cuộc họp. Việc nhận danh thiếp, sau đó xem qua loa, bỏ vào túi áo hoặc túi quần được xem như cử chỉ không tôn trọng người đối diện, cử chỉ này được xem như Đối tác không trung thực và tôn trọng buổi gặp mặt hôm đó và cả những gì mong muốn hợp tác trong tương lai.
|